Koncert

Jak profesjonalnie nawiązać relację z domami kultury?

Przez ostatnie 3 lata, realizując usługę Kulturalnego Mailingu pomogliśmy wielu managerom w poszukiwaniu nowych możliwości koncertowych. W tym okresie bardzo dużo nauczyliśmy się przechodząc wspólnie przez cały proces sprzedaży koncertów. Chcemy podzielić się z Tobą tą wiedzą, udostępniając w niniejszym artykule zestaw wskazówek, które pozwolą Ci wejść w profesjonalną relację z domami kultury i sprzedaż kolejnych koncertów.

Managerowie, którzy działają na rynku od wielu lat zdążyli już wypracować sobie sporo kontaktów wśród domów kultury, urzędów miast i agencji koncertowych. Kontakty te skutecznie wykorzystywane są w planowaniu kolejnych tras koncertowych. Polska to jednak aż 2500 gmin z jeszcze większą liczbą letnich imprez plenerowych. Jeżeli chcesz skutecznie dotrzeć do wszystkich z ofertą koncertową, pewnie domyślasz się, że to praktycznie graniczy z cudem. Na szczęście z pomocą przychodzą nowoczesne metody sprzedażowe, które wraz z prostymi i skutecznymi narzędziami pomogą trafić Ci z ofertą do najbardziej obiecujących organizatorów.

W tym artykule opiszemy, jak zamienić nawiązany kontakt w umowę koncertową. Nawiązywanie pierwszego kontaktu mailowego z organizatorami koncertów to zupełnie inna historia, którą opisaliśmy w osobnym artykule.

Zacznijmy jednak od podstawowych kwestii.

1. Odpowiadaj na wiadomości najszybciej jak możesz

Kiedy otrzymasz odpowiedź zwrotną od organizatora, staraj się odpowiadać na nią w mniej niż 5 minut.

Brzmi jak fanaberia, ale wyniki badań opublikowane w Harvard Business Review są jednoznaczne:

Jeżeli potencjalny klient (od redakcji np. dyrektor domu kultury) wysyła Tobie jakiekolwiek zapytanie, a Ty odpowiadasz na nie w ciągu godziny, wówczas ponad 7-krotnie wzrasta prawdopodobieństwo, że przeprowadzisz z nim skuteczną rozmowę sprzedażową, aniżeli w przypadku gdybyś odpowiedział na te zapytanie kolejną godzinę później. Jeżeli odpowiesz na zapytanie w wiadomości po 24 godzinach prawdopodobieństwo te spada 60-krotnie.

 

Nie jestem do końca przekonany, czy dokładnie te liczby mają przełożenie na rzeczywistość w naszej branży, ale jedno jest pewne. Jeżeli szybko nie odpowiesz na wiadomość, możesz skutecznie stracić zapał i zainteresowanie organizatora. Pamiętaj, że w jego skrzynce jest cała masa innych ofert i na tym niełatwym rynku to właśnie Twoja szybka i wzorowa komunikacja może stać się Twoim wyróżnikiem. 

Wskazówka: kiedy robisz wysyłkę wiadomości z informacją o Twoim zespole, miej swoją skrzynkę pocztową zawsze otwartą w zasięgu ręki i najlepiej miej włączone powiadomienia o nowych mailach na swoim smartfonie. Dzięki temu będziesz mógł szybko zareagować nawet wtedy, kiedy będziesz poza biurem i komputerem. Jeżeli nie możesz zadzwonić w danym momencie, napisz krótkiego maila zwrotnego z podziękowaniami za wiadomość oraz że skontaktujesz się zaraz po spotkaniu. 

Możesz wierzyć lub nie, ale komunikatywność, odbieranie telefonów i odpisywanie na wiadomości przez managerów są zmorą dla wielu dyrektorów domów kultury, z którymi mieliśmy okazję porozmawiać. Niby oczywista rzecz, ale wiemy, że nie dla wszystkich. Dla Ciebie może to być szansa, żeby wyróżnić się spośród wielu.

2. Krótkoterminowy cel: dąż do rozmowy telefonicznej

Kiedy otrzymasz pierwszą wiadomość od organizatora i jest ona pozytywna, czyli zawiera zapytanie o termin lub cenę, po przesłaniu odpowiedzi warto jest wykonać telefon do zainteresowanej osoby. Dlaczego? 

Dzięki rozmowie otrzymujemy kolejną szansę na zrobienie dobrego, profesjonalnego wrażenia oraz na utrwalenie się w pamięci rozmówcy. Po przesłanej ofercie, warto zadzwonić następnego dnia i zapytać o kilka rzeczy:

  • czy oferta dotarła,
  • czy cena jest osiągalna (jeżeli za drogo, można zaoferować tańszy projekt, jeżeli to możliwe),
  • kiedy można oczekiwać decyzji i czy ewentualnie należałoby w temacie koncertu skontaktować się z kimś jeszcze,
  • kiedy można się przypomnieć.

Po każdej rozmowie telefonicznej powinieneś wysłać krótką wiadomość z podsumowaniem. Pamiętaj, żeby korespondencję utrzymać w jednym wątku odpowiadając poprzez przycisk “odpowiedz”. Tworzenie kilku nowych wiadomości w temacie jednego zespołu powoduje, że organizatorowi będzie trudniej znaleźć ważne dla niego informacje.

3. Kiedy otrzymasz wiadomość zwrotną z domu kultury, nie odpuszczaj!

Najważniejsza jest płynna komunikacja nastawiona na cel, w naszym przypadku koncert na przykład na dniach miasta lub w sali koncertowej. Zanim dojdzie do podpisania umowy koncertowej, zapewne będziesz poproszony o przekazywanie kolejnych informacji. 

Traktuj każdą wiadomość wyjątkowo, uprzejmie, dostarczając wszystkich wymaganych wiadomości. Spraw, aby kontakt z Tobą był miłym doświadczeniem. Nie dopuszczaj do sytuacji, żeby korespondencja urywała się bez jasnych odpowiedzi.  Jeżeli przez dłuższy czas nie wiesz na jakim etapie w danej gminie lub mieście jest podejmowanie decyzji odnośnie repertuaru, nie bój się zapytać o to po jakimś czasie telefonicznie lub mailowo. 

Nawet jeżeli nic nie wyjdzie w nadchodzącym sezonie, buduj dziś swoją pozycję na kolejny sezon. Twój profesjonalizm może przynieść zaskakująco pozytywne efekty w dłuższej perspektywie. Podpowiemy, że dyrektorzy domów kultury w wielu rejonach mają swoje gremia i wymieniają się doświadczeniami z koncertów, ale także z pozytywnych relacji z managerami. 

4. Jakich odpowiedzi możemy się spodziewać po wysłaniu cold maili

W artykule: „Skuteczny mailing do domów kultury – poradnik dla początkujących”  pokazaliśmy w jaki sposób nawiązać pierwszy kontakt z domami kultury. Realizując kampanie dla naszych klientów i wysyłając tysiące wiadomości do organizatorów imprez, zauważyliśmy, że reakcje na nie możemy podzielić na cztery grupy: pozytywna odpowiedź (1), pozytywna odpowiedź, ale nie teraz (2), niewłaściwy adresat (3), negatywna odpowiedź (4).

  • Pozytywna odpowiedź – wstępne zainteresowanie i właściwy czas

Otrzymujesz pozytywną odpowiedź, kiedy organizator odpisuje na zasadzie “rozmawiajmy”, czyli pyta o szczegóły jak: cena lub konkretny termin. Jeżeli w wiadomości pojawia się zwykłe zapytanie o termin, to oprócz odpowiedzi, powinniśmy dążyć do jak najszybszej rozmowy telefonicznej, a nawet spotkania jeżeli to możliwe (szansa na koncert wzrasta kilkukrotnie!).

Załóżmy, że organizator zadał pytanie o cenę. Odpowiedź managera oczywiście w odpowiednim kontekście mogłaby wyglądać tak:

“Dzień dobry,

dziękuję za odpowiedź. Cieszę się, że jest Pan zainteresowany zespołem XYZ. Cena za występ plenerowy w sezonie „lato 2020” to XX.XXX zł + VAT + nocleg dla 10 osób. Szczegóły oferty znajdzie Pan w załączniku.

Bardzo nam zależy na koncercie w Giżycku tego lata. Przed trzema laty graliśmy niedaleko w Rydzynie i zespół do dzisiaj wspomina przepiękne widoki na Jezioro Niegocin podczas tamtejszego koncertu 🙂 Myślę także, że moglibyśmy w tej dacie nieznacznie zejść z ceny. 

Czy znalazłby Pan czas na krótką rozmowę w dniu jutrzejszym, 10 minut wystarczy.  Jeżeli jest Pan zajęty jutro, możemy też porozmawiać w odpowiednim dla Pana czasie.

Będę wdzięczny za odpowiedź.”

 

Z związku z tym, że nie chcemy wymieniać kilku wiadomości w celu ustalenia terminu rozmowy, proponujemy na wstępie jakiś termin.  Najgorsze co może się zdarzyć to wymiana 20 maili w celu uzgodnienia terminu rozmowy. To raczej do niczego dobrego nie zmierza i zmniejsza szansę na tę rozmowę. 

Bądźmy konkretni. Zawsze proponujemy albo najszybszy termin (najlepiej jutrzejszy) albo 3 terminy z możliwością zasugerowania przez organizatora swojego własnego. W terminach zaszyta jest informacja, że rozmowa będzie trwała 10-20 minut, więc organizatorowi łatwiej jest zdecydować się właśnie na taką rozmowę. Warto tego samego dnia rano wysłać maila przypominającego o godzinie rozmowy. Z doświadczenia wiemy, że większość o tym nie pamięta 🙂

  • Pozytywna odpowiedź, ale nie teraz – wstępne zainteresowanie, ale niewłaściwy czas

Pewnie otrzymasz niejedną wiadomość, że dyrektor wykaże, że jest w jakiś sposób zainteresowany, ale także że jest teraz zajęty. Należy wówczas podpytać o dokładną datę, kiedy powinniśmy się ponownie skontaktować. Poniżej propozycja odpowiedzi, zależna oczywiście od kontekstu:

“Dzień dobry,

dziękuję za odpowiedź. Będę wdzięczny za informację, kiedy mogę skontaktować się z Panem ponownie?”

 

Krótko i na temat. Jeżeli dyrektor nie odpowiada, nie bójmy się po 2-3 dniach napisać do niego ponownie. Warto mieć przygotowaną jakąś interesującą ciekawostkę dotyczącą zespołu, np. udokumentowany występ w programie telewizyjnym, informację o wywiadzie w prasie lub najnowsze video zespołu. Nie warto się poddawać przedwcześnie. Dopóki wysyłasz ciekawe, intrygujące i nienachalne wiadomości i budujesz ciekawy obraz swojego zespołu, Twoja szansa na sprzedaż koncertu rośnie. Nawet, jeśli nie uda Ci się w tym roku, raz nawiązany kontakt możesz wykorzystać przy następnych okazjach. Z pewnością będzie już łatwiej. Tylko nie napieraj 🙂

Dobrze też w międzyczasie połączyć się z osobami decyzyjnymi w serwisach jak Linkedin, Twitter lub z fan page’ami na Facebooku. Wielu dyrektorów nie korzysta z serwisów społecznościowych. Liczba korzystających jednak stale rośnie, nowe pokolenia obejmują stery w domach kultury i warto wykonać ten trud by ich odnaleźć i zrobić wszystko, by potencjalny klient o nas nie zapomniał.

  • Niewłaściwy adresat

Jeżeli otrzymujesz odpowiedź, że dyrektor albo wójt/burmistrz nie jest właściwą osobą decydującą o wyborze artystów na imprezę, podziękuj za tę informację i poproś o kontakt do właściwej osoby. Dzięki temu dowiesz się, jak wygląda przewód decyzyjny w danej gminie.

“Dzień dobry,

dziękuję za odpowiedź. Jeżeli istnieje taka możliwość będę wdzięczny Pani za przekierowanie wiadomości do właściwej osoby, ewentualnie o kontakt do osoby, z którą mógłbym porozmawiać. Z góry dziękuję.”.

 

  • Negatywna odpowiedź

Kiedy otrzymujemy wiadomość od adresata, że nie jest zainteresowany rozmową, najgorszą rzeczą jaką możesz zrobić to brak jakiejkolwiek odpowiedzi. Zawsze podziękuj za każdą informację i życz miłego dnia. W końcu i tak miło, że ktoś odpowiedział na naszą wiadomość, więc wypada podziękować, w końcu możemy jeszcze na tę osobę się jeszcze kiedyś natknąć.

Czasami warto też poprosić też o feedback, czyli wiadomość zwrotną, dlaczego nasza propozycja nie spotkała się z zainteresowaniem, np:

“Dzień dobry,

dziękuję za odpowiedź. Będę wdzięczny za krótką informację, dlaczego artysta XYZ nie będzie brany pod uwagę podczas planowania kolejnych imprez przez Dom Kultury. To cenna dla nas informacja, dlatego z góry dziękujemy za choćby kilka słów w tym temacie.”.

 

Pamiętajmy, że odmowy mogą być różne. Zdarza się, że negatywne rozmowy można przekuć w koncert w zależności od okoliczności. Na pewno można zawsze coś spróbować z tym zrobić, ale podstawa to podtrzymywanie grzecznej, wartościowej i nienachalnej rozmowy.

Gratulacje, właśnie udało Ci się ustalić termin rozmowy z dyrektorem domu kultury.

Pierwsza rozmowa telefoniczna powinna służyć przede wszystkim temu, żeby jak najszybciej ustalić, czy dany dom kultury rokuje na kupno koncertu, czy nie.

Kiedy usłyszysz przez telefon tłuste, jednoznacznie „nie jesteśmy zainteresowani” to dość deklaratywna informacja, dzięki której powinieneś wziąć jak najszybciej na celownik kolejne domy kultury. Po prostu nie trać czasu na rozmowy z osobami, które nie chcą Twojego koncertu. Jednym z najpoważniejszych błędów popełnianych przez managerów, to niezadawanie właściwych pytań szybko i marnowanie czasu na próbę sprzedaży koncertu w miejscu, w którym nie ma szans na granie. Warto zatem odpowiedzieć sobie na kilka pytań:

  • Budżet – czy gmina ma wystarczający budżet, by kupić koncert naszego artysty?
  • Decyzyjność – czy rozmawiasz z właściwą osobą o sprzedaży koncertu?
  • Potrzeba – czy jest zapotrzebowanie na koncert Twojego artysty?
  • Czas – czy jest zdefiniowany czas, do którego organizator musi podpisać umowę?

Jak widzisz, nie ma tutaj żadnej sztuki. Po prostu pamiętaj, żeby otrzymać odpowiedź na każde z powyższych pytań.

I tutaj przechodzimy to istoty, czyli co zrobić, jeżeli część odpowiedzi dyskwalifikuje do dalszych rozmów dany dom kultury.

Co do decyzyjności, w mniejszych gminach zazwyczaj rozmawiamy z dyrektorami domów kultury, jako osobami odpowiedzialnymi za organizację imprezy plenerowej. W większych miastach może być to kierownik referatu kultury w urzędzie, czy nawet sekretarz gminy (rzadko, ale znamy takie przypadki) lub osoba odpowiedzialna za organizację imprez w domu kultury. Wiele gmin korzysta też z usług agencji koncertowych, które organizują lokalne festyny na zlecenie jednostki publicznej. Jeżeli nie wiemy, gdzie zapadają decyzję zawsze w pierwszej kolejności kontaktujemy się z dyrektorami domów kultury. Naszym zdaniem jest to najlepsza osoba, żeby ewentualnie pokierować nas dalej do innych osób. Czasami o zespole może zadecydować wójt, czasem radni. Ważne natomiast jest, żeby zyskać w osobie koordynującej wybór artysty w danej gminie sojusznika, który może pomóc przekonać decydentów na rzecz Twojego koncertu.

Jeżeli chodzi o czas, większość instytucji podejmuje decyzje koncertowe późną jesienią, zimą lub wiosną. Warto dowiedzieć się, kiedy i w jakich okolicznościach będą zapadać decyzje, żeby móc w porę przypomnieć o zespole. Zawsze należy pamiętać o czynnikach jakie wpływają na powodzenie, a w zasadzie niepowodzenie:

  • Nie ma budżetu – w 90% takich przypadków nic nie pomoże. Twoje szanse mogą jedynie wzrosnąć, jeżeli będziesz w stanie zejść z ceny lub zaproponować tańszy format koncertu, np. w wersji akustycznej. Warto też zapytać, jaką kwotę są skłonni wydać. Jeżeli my nie skorzystamy, zawsze warto zrobić przysługę zaprzyjaźnionym zespołom i zaproponować ich na imprezę, jeżeli cena będzie się zgadzać.
  • Brak decyzyjności – tak jak pisaliśmy na początku, poproś o kontakt do osoby decyzyjnej, a jeżeli masz z tym problem, sam skontaktuj się dyrektorem domu kultury, wójtem lub burmistrzem poprzez jego sekretariat. Osobiście proponujemy wysłanie maila na jego służbową skrzynkę. 
  • Nie ma zapotrzebowania – jeżeli gmina zaprasza rokrocznie zespoły discopolowe, a Ty reprezentujesz zespół reggae i otrzymujesz informację, że ten format nie ulegnie zmianie, podziękuj za informację i najlepiej poleć zaprzyjaźniony zespół discopolowy. Pamiętaj, dobro zawsze wraca 🙂
  • Jeszcze nie czas na kontraktowanie zespołów – zapytaj o czas, do którego organizator musi podjąć decyzję, podpisać umowę. Wykorzystaj ten czas na wysłanie np. dwóch ultraciekawych wiadomości odnośnie Twojego zespołu. 

Podsumowując. Musisz podjąć szybką decyzję, czy warto poświęcać swój czas na rozmowy, z których i tak nic nie wyniknie. Na niektóre pytania będziesz mógł odpowiedzieć jeszcze przed pierwszym telefonem. Resztę musisz ustalić podczas rozmowy. Nie przeciągaj więc niepotrzebnie rozmów z osobami, które nie rokują na koncerty. W Polsce jest 2500 gmin. Na pewno nie będziesz w stanie rozmawiać z każdą gminą, dlatego skoncentruj się na rozmowach tylko z potencjalnymi klientami.

Kiedy już dokonasz tej selekcji, oznacz te osoby kontaktowe, które posiadają odpowiedni budżet i mogą wziąć pod rozwagę Twojego artystę. Mając taką listę potencjalnych klientów dbaj o relacje z nimi, podeślij im kilka ciekawych niebanalnych informacji o swoim artyście i mów do nich językiem, dzięki któremu zobaczą Twojego artystę na swojej scenie.

Jeżeli masz dodatkowe pytania lub chcesz, abyśmy pomogli Ci zrealizować spersonalizowany mailing do domów kultury, skontaktuj się z nami biuro@kulturalnymailing.pl. Nasze doświadczenie, narzędzia, wiedza i aktualne bazy pomogą wygenerować dla Ciebie cenne zapytania koncertowe. Jeżeli chcesz sam spróbować, opracuj bazy kontaktowe i śledź nasz blog. Już wkrótce kolejna dawka cennej wiedzy 🙂 Powodzenia!

Łukasz Ratajczak
kulturalnymailing.pl

Zdjęcie na górze: Ewelina Jaworska – fotografia koncertowa